Bước 1: Thương nhân khai báo hồ sơ đăng ký thương nhân lần đầu qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương tại trang điện tử http://comis.covcci.com.vn/ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), hoặc nộp trực tiếp hồ sơ tại trụ sở của các đơn vị cấp C/O trực thuộc VCCI.
Bước 2: Thương nhân đính kèm hồ sơ đề nghị cấp C/O tại trang điện tử http://comis.covcci.com.vn/ của VCCI; hoặc nộp trực tiếp hồ sơ đề nghị cấp C/O tại trụ sở của các đơn vị cấp C/O trực thuộc VCCI nơi thương nhân đã đăng ký hồ sơ thương nhân; hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện đến các đơn vị cấp C/O trực thuộc VCCI nơi thương nhân đã đăng ký hồ sơ thương nhân.
Bước 3: VCCI kiểm tra xem bộ hồ sơ có hợp lệ hay không và thông báo cho thương nhân một trong các nội dung sau: 1. Chấp nhận cấp C/O và thời gian thương nhân sẽ nhận được C/O; 2. Đề nghị bổ sung chứng từ (nêu cụ thể những chứng từ cần bổ sung); 3. Đề nghị kiểm tra lại chứng từ (nêu cụ thể thông tin cần kiểm tra nếu có bằng chứng cụ thể, xác thực làm căn cứ cho việc đề nghị kiểm tra này); 4. Từ chối cấp C/O nếu phát hiện những trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08/3/2018 của Chính phủ quy định Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa (sau đây gọi là Nghị định số 31/2018/NĐ-CP); 5. Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất của thương nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP (nếu cần thiết).
Bước 4: Cán bộ VCCI kiểm tra thêm, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và trình người có thẩm quyền ký cấp C/O.
Bước 5: Người có thẩm quyền của VCCI ký cấp C/O.
Bước 6: Cán bộ VCCI đóng dấu, vào sổ và trả C/O cho thương nhân.